Het probleem
Het aanwezigheidsregister is de ruggengraat van een kinderopvang: het is wat men u vraagt bij een controle, wat de subsidies verantwoordt, wat de naleving van de omkaderingsnormen bewijst. Op papier is het kwetsbaar: verloren bladen, vergeten handtekeningen, uren die 's avonds bij benadering worden gereconstrueerd.
En de dag waarop de inspectie de historiek opvraagt van een kind dat vorig jaar vertrokken is, moet u terug de klassementen in duiken.
Hoe Kidola het oplost
Met de dagelijkse registratie in Kidola bouwt het register zichzelf op: elke aankomst en elk vertrek krijgt een tijdstempel, afwezigheden worden benoemd, en de Tour de contrôle (controletoren) signaleert onvolledige fiches voordat ze gaten in het register worden.
Op verzoek reconstrueert de export Jours (dagen) alle registraties, aanwezigheden en afwezigheden van de voorziening over de gewenste periode, en geeft de export Fiches et absences (fiches en afwezigheden) het detail kind per kind. Zelfs gearchiveerde kinderen blijven toegankelijk: uw register heeft een geheugen.
Stap voor stap in de app
- 1
Registreer de aanwezigheden dagelijks
Het team registreert aankomsten en vertrekken op de tablet (groene deur bij aankomst, rode deur bij vertrek). Het geconsolideerde overzicht houdt de echte registratie aan in plaats van de planning.
- 2
Benoem de afwezigheden
Een kind dat verwacht wordt maar niet komt, markeert u als ABS op zijn fiche: het register maakt het onderscheid tussen aanwezigheid, afwezigheid en niet-geplande dag.
- 3
Houd de fiches zonder einde in de gaten
In de Tour de contrôle toont de lijst met fiches zonder einde de registraties zonder vertrekuur: corrigeer ze meteen, zodat elke fiche een aankomst en een einde heeft.
- 4
Genereer het register met één export
In Menu, Exports bundelt de export Jours alle registraties, aanwezigheden en afwezigheden van de periode: dat is uw aanwezigheidsregister, klaar om voor te leggen.
- 5
Haal het detail per kind eruit indien gevraagd
De export Fiches et absences geeft de individuele historiek van een kind. Voor een vertrokken kind gaat u via Menu, Enfants, Archives en herstelt u het kind voor de duur van de extractie.
Valkuilen om te vermijden
- De melding over fiches zonder registratie door de voogden is enkel relevant als de ouders zelf badgen: zo niet, negeer ze, ze blokkeert niets.
- De bezettingsgraad heeft zijn eigen export: handig voor uw activiteitenverslagen en subsidieaanvragen.
- Kruis de aanwezigheid van de kinderen en van het team met de Planning Employés (personeelsplanning): dat is uw bewijs van omkadering, uur per uur.
Veelgestelde vragen
Wat bevat de export Jours precies?
Alle registraties, aanwezigheden en afwezigheden van de voorziening over de gekozen periode: dat is het antwoord van Kidola op de vraag naar uw aanwezigheidslijsten.
Kan ik de aanwezigheden van een vertrokken kind terugvinden?
Ja: gearchiveerde kinderen blijven toegankelijk. Herstel het kind vanuit de Archives, exporteer zijn historiek en archiveer het daarna opnieuw, zonder enige impact.
Vervangt de registratie de planning?
Beide bestaan naast elkaar: de planning voorspelt, de registratie stelt vast. Als er een registratie is, primeert die in het geconsolideerde overzicht.