Het probleem
De papieren aanwezigheidslijst heeft alle gebreken: men vult ze uit het hoofd in tijdens de pauze, rondt de uren af, tikt ze 's avonds over in een rekenblad en zoekt ze op de dag dat men ze nodig heeft. Voor het team zoals voor de kinderen gaan de echte uren verloren tussen twee dringende taken.
Nochtans zijn die uren kostbaar: ze verantwoorden de facturatie, de omkaderingsratio's, de werktijden van het team. Benaderende aanwezigheden betekenen geschillen met de gezinnen en betwiste urenrekeningen.
Hoe Kidola het oplost
Met Kidola wordt de tablet van de voorziening de prikklok van iedereen: de kinderen komen binnen langs de groene deur en vertrekken langs de rode deur, het team registreert met één gebaar via zijn persoonlijke pincode, en de ouders kunnen zelfs zelf badgen aan de ingang op een vergrendelde tablet.
Het principe is eenvoudig en robuust: als er een registratie is, primeert die op de planning; zo niet, neemt het geconsolideerde overzicht de planning over. De echte uren voeden rechtstreeks de aanwezigheden, de facturatie en de tellers van het team, zonder overtikken.
Stap voor stap in de app
- 1
Activeer de registratie in de instellingen
Vink in Mon établissement (mijn voorziening), Paramètres (instellingen) « Activer le pointage des Employés » (registratie van de medewerkers activeren) aan. Bekijk meteen ook de optie om het geplande uur te behouden wanneer een medewerker te vroeg registreert.
- 2
Haal de pincode van de beheerder op
U vindt hem in Mon établissement, eerste icoon onderaan: deze pincode autoriseert de tablets van de voorziening.
- 3
Configureer de tablet
Open op de tablet kidola.app in de browser en voeg de app toe aan het startscherm. Kies vervolgens in Menu, Employés « Autoriser le pointage de l'appareil » (registratie op dit toestel toestaan) en voer de beheerderspincode in. Eén gedeeld account volstaat voor de hele voorziening.
- 4
Het team registreert via de klok
Elke medewerker registreert zijn aankomsten, pauzes en vertrekken door het klokje naast zijn voornaam aan te raken, met zijn persoonlijke pincode.
- 5
De kinderen passeren langs de deuren
Groene deur bij aankomst, rode deur bij het definitieve vertrek. Om de ouders aan de ingang te laten badgen, opent u Menu, Enfants, Pointage des tuteurs (registratie door de voogden): zij bevestigen met de geboortedatum van het kind, op een tablet die met het hangslot vergrendeld is.
- 6
Corrigeer netjes
Vergetelheden kunnen worden rechtgezet: Synthèse Employés (personeelsoverzicht) en dan het potlood om het geconsolideerde overzicht van een medewerker te bewerken, de dagfiche en de knop ABS voor de kinderen, de lijst met fiches zonder einde in de Tour de contrôle voor vergeten vertrekken.
Valkuilen om te vermijden
- Het geconsolideerde overzicht van een medewerker is na een maand niet meer wijzigbaar: pas daarna liever het urensaldo aan dan de fiches.
- Registreert iemand systematisch te vroeg? Activeer de optie om het geplande uur te behouden: de vervroegde ochtendregistratie blaast de tellers niet meer op (te laat komen blijft wel reëel).
- De tablet weigert te registreren: hij is niet meer geautoriseerd, voer de beheerderspincode opnieuw in. Een kind dat onzichtbaar is op de tablet heeft doorgaans een toekomstige aankomstdatum of een vertrekdatum op zijn profiel.
- Denk er in Luxemburg aan dat de CSA/PGI-tijdsblokken de facturatie afronden: de registratie op de minuut dient als bewijs, de facturatie volgt de blokken.
Veelgestelde vragen
Is er een tablet per leefgroep nodig?
Nee, een gewone tablet uit de handel volstaat om te beginnen, met één gedeeld account: elke medewerker heeft zijn persoonlijke pincode en de kinderen passeren langs de groene en de rode deur.
Wat gebeurt er als niemand een kind registreert?
Het geconsolideerde overzicht neemt de voorziene planning over. Zodra er een registratie bestaat, primeert die: het reële wint altijd van het voorziene.
Kunnen de ouders zelf registreren?
Ja: de weergave Pointage des tuteurs maakt van een tablet aan de ingang een badgezuil, vergrendeld met het hangslot, waar de ouder bevestigt met de geboortedatum van zijn kind.