Het probleem
In een gesubsidieerde kinderopvang hangt de PFP af van het gezinsinkomen en verandert ze mee met het leven van de gezinnen: nieuwe jaarlijkse berekening, gewijzigde gezinssituatie, bijzondere statuten zoals het BIM. Elke wijziging moet exact in de facturatie terechtkomen, op de juiste datum, zonder de historiek van de al gefactureerde maanden te overschrijven.
Beheerd in een rekenblad wordt de PFP al snel onleesbaar: welk tarief gold er in maart? Waarom klopt de factuur van april niet? En hoe verantwoordt u de bedragen bij een controle?
Hoe Kidola het oplost
In Kidola leeft de PFP in het contract van het kind: het percentage wordt automatisch toegepast op de facturatie van de gedekte periode. De gouden regel, bevestigd door de praktijk: één PFP-periode = één contract. Verandert het tarief, dan sluit u het lopende contract af en start u een nieuw contract met het nieuwe tarief.
Die opdeling houdt de historiek onberispelijk: elke uitgereikte factuur blijft gekoppeld aan het contract en het tarief dat op haar datum gold, wat verificaties en controles eenvoudig maakt. Bijzondere gevallen behandelt u op de factuur, lijn per lijn.
Stap voor stap in de app
- 1
Vul de PFP in op het contract
Geef bij het aanmaken van het contract van het kind het PFP-percentage op dat voor het gezin geldt: het wordt toegepast op de volledige facturatie van de contractperiode.
- 2
Factureer elke maand zoals gewoonlijk
De maandelijkse facturen passen het tarief van het contract toe: u hoeft niets gezin per gezin te herberekenen.
- 3
Bij een PFP-wijziging: afsluiten en opnieuw aanmaken
Wanneer het tarief verandert (jaarlijkse herziening, gewijzigde situatie), zet u een einddatum op het lopende contract en maakt u een nieuw contract aan met de nieuwe PFP voor de volgende periode. De historiek van de gefactureerde maanden blijft intact.
- 4
Behandel bijzondere statuten op de factuur
Voor een bijzonder statuut (bijvoorbeeld BIM) dat verkeerd is ingevoerd en een niet-conforme PFP-factuur zou opleveren, maakt u een ontwerpfactuur, verwijdert u de foutieve lijnen en voegt u de juiste lijnen toe via Ajouter (toevoegen), desnoods aan 0 euro.
- 5
Bewaar de bewijsstukken in het dossier
Plaats het inkomens- of statuutattest in de rubriek Documents (documenten) van het kind: het toegepaste tarief en de verantwoording ervan blijven samen.
Valkuilen om te vermijden
- Wijzig nooit het tarief van een contract dat al gefactureerd is: het nieuwe contract draagt het nieuwe tarief, anders worden de vroegere facturen incoherent.
- Laat de wijziging waar mogelijk ingaan op de eerste dag van een maand: regularisaties midden in de maand leiden tot betwistingen.
- Een ontwerpfactuur kunt u vrij corrigeren vóór de finalisatie: dat is de plek om bijzondere gevallen te behandelen, niet het contract.
Veelgestelde vragen
Hoe pas ik een nieuwe PFP toe in de loop van het jaar?
Sluit het lopende contract af op de datum van de wijziging en maak een nieuw contract aan met het nieuwe percentage: elke periode behoudt haar tarief en haar facturen.
Hoe ga ik om met een BIM-statuut?
Als de automatische berekening het statuut niet weerspiegelt, corrigeert u op de factuur: ontwerp, foutieve lijnen verwijderen, correcte lijnen toevoegen (aan 0 euro indien nodig).
Kan ik de toegepaste tarieven verantwoorden bij een controle?
Ja: elke factuur is gekoppeld aan het contract van haar periode, met het bijbehorende tarief, en de bewijsstukken in Documents vervolledigen het dossier.