Le problème
Les demandes des familles arrivent de partout : mails, appels, messages sur les réseaux, papiers laissés à l'accueil. Chaque demande déclenche des allers-retours pour obtenir les informations et les documents, puis tout est ressaisi au moment de l'inscription : l'enfant, les parents, les horaires, encore et encore.
Résultat : des dossiers incomplets qui traînent, des familles sans réponse qui relancent, et aucune vision claire de qui attend une place pour quand.
Comment Kidola le résout
Kidola vous donne un formulaire de pré-inscription en ligne, à votre lien, que vous diffusez sur votre site, vos réseaux ou par QR code. La famille saisit elle-même son dossier, reçoit un lien de suivi pour déposer ses documents, et sa demande arrive dans votre file « En attente de validation ».
Vous instruisez tout au même endroit : pièces acceptées ou refusées, devis généré depuis la demande et envoyé en signature électronique, simulation d'occupation via Places disponibles. Le jour où vous validez l'inscription, la pré-inscription devient un contrat finalisé, sans aucune ressaisie.
Pas à pas dans l'app
- 1
Paramétrez votre formulaire
Dans Préinscriptions, ouvrez les Paramètres : récupérez votre lien de pré-inscription Kidola, rédigez le message d'accueil dans la rubrique Astuce, et ajoutez vos champs personnalisés (par exemple « Revenu N-2 » pour préparer le calcul CMG).
- 2
Diffusez le lien partout
Site web, réseaux sociaux, signature de mail, QR code à l'accueil : le même lien alimente votre file de demandes. Un lien unique peut servir plusieurs crèches d'un même réseau.
- 3
Suivez les demandes entrantes
Chaque famille qui va au bout du formulaire apparaît « En attente de validation » et reçoit un email de confirmation avec un lien de suivi pour charger ses documents (justificatifs, carnet, revenus).
- 4
Instruisez le dossier
Dans l'onglet Documents de la demande, acceptez ou refusez chaque pièce : la famille voit ce qui manque. Mettez à jour l'état du dossier au fil de l'instruction.
- 5
Générez le devis
Créez le devis directement depuis la pré-inscription (avec la simulation CMG si les revenus sont renseignés) et envoyez-le en signature électronique. Vérifiez la place disponible via Menu, Places disponibles.
- 6
Validez l'inscription
Cliquez « Valider l'inscription » en sélectionnant le devis accepté et la date de début : la pré-inscription se transforme en contrat finalisé et l'enfant apparaît dans votre structure, sans une seule ressaisie.
Les pièges à éviter
- La validation est définitive : on ne repasse pas un enfant inscrit en pré-inscription, et les champs personnalisés ne suivent pas après validation. Notez ce qui doit l'être avant de valider.
- Une famille dit avoir rempli le formulaire mais rien n'apparaît : elle n'est pas allée au bout (champ obligatoire manqué). Renvoyez-lui le lien, ou utilisez « Envoyer un nouvel email » si son adresse n'était pas vérifiée.
- Les revenus ne sont volontairement pas obligatoires dans le formulaire pour ne pas bloquer les familles : ajoutez un champ personnalisé si vous en avez besoin dès la demande.
- Archivez les dossiers sans suite : votre file reste lisible et vos statistiques honnêtes.
Questions fréquentes
Les familles doivent-elles créer un compte ?
Non : elles remplissent le formulaire depuis votre lien public, puis reçoivent un lien de suivi personnel pour compléter leur dossier et déposer leurs documents.
Puis-je gérer une liste d'attente ?
Votre file « En attente de validation » joue ce rôle : les demandes y restent, datées et documentées, jusqu'à ce qu'une place se libère. La vue Places disponibles vous aide à projeter l'occupation.
Le devis tient-il compte du CMG ?
Oui : si les revenus sont renseignés, la simulation affiche la tranche et le reste à charge dès le devis, ce qui aide la famille à se décider.