Le problème
La feuille de présence papier a tous les défauts : on la remplit de mémoire à la pause, on arrondit les heures, on la recopie le soir dans un tableur, et on la cherche le jour où on en a besoin. Pour l'équipe comme pour les enfants, les heures réelles se perdent entre deux urgences.
Or ces heures sont précieuses : elles justifient la facturation, les ratios d'encadrement, les temps de travail de l'équipe. Des présences approximatives, ce sont des litiges avec les familles et des comptes d'heures contestés.
Comment Kidola le résout
Avec Kidola, la tablette de la structure devient la pointeuse de tout le monde : les enfants entrent par la porte verte et sortent par la porte rouge, l'équipe pointe d'un geste avec son code PIN personnel, et les parents peuvent même badger eux-mêmes à l'entrée sur une tablette verrouillée.
Le principe est simple et robuste : s'il y a eu un pointage, c'est lui qui prime sur le planning ; sinon, le consolidé reprend le planning. Les heures réelles alimentent directement les présences, la facturation et les compteurs de l'équipe, sans recopie.
Pas à pas dans l'app
- 1
Activez le pointage dans les paramètres
Dans Mon établissement, Paramètres, cochez « Activer le pointage des Employés ». Profitez-en pour évaluer l'option « Garder l'heure planifiée lorsque l'employé pointe en avance ».
- 2
Récupérez le code PIN administrateur
Il se trouve dans Mon établissement, première icône en bas : ce PIN autorise les tablettes de la structure.
- 3
Configurez la tablette
Sur la tablette, ouvrez kidola.app dans le navigateur et ajoutez l'app à l'écran d'accueil. Puis, dans Menu, Employés, choisissez « Autoriser le pointage de l'appareil » et saisissez le PIN administrateur. Un seul compte partagé suffit pour toute la structure.
- 4
L'équipe pointe à l'horloge
Chaque employé pointe ses arrivées, pauses et départs en touchant la petite horloge à côté de son prénom, avec son PIN personnel.
- 5
Les enfants passent par les portes
Porte verte à l'arrivée, porte rouge à la sortie définitive. Pour faire badger les parents à l'entrée, ouvrez Menu, Enfants, Pointage des tuteurs : ils confirment avec la date de naissance de l'enfant, sur une tablette verrouillée par le cadenas.
- 6
Corrigez proprement
Les oublis se rattrapent : Synthèse Employés puis le crayon pour éditer le Consolidé d'un employé, fiche journalière et bouton ABS pour les enfants, liste « fiche sans fin » de la Tour de contrôle pour les départs oubliés.
Les pièges à éviter
- Le consolidé d'un employé n'est plus modifiable après un mois : passé ce délai, ajustez le Solde d'heures plutôt que les fiches.
- Quelqu'un pointe systématiquement en avance ? Activez « Garder l'heure planifiée » : le pointage anticipé du matin ne gonflera plus les compteurs (les retards, eux, restent réels).
- La tablette refuse de pointer : elle n'est plus autorisée, ressaisissez le PIN administrateur. Un enfant invisible sur la tablette a généralement une date d'arrivée future ou une date de départ sur son profil.
- Au Luxembourg, souvenez-vous que les blocs horaires CSA/PGI arrondissent la facturation : le pointage à la minute sert de preuve, la facturation suit les blocs.
Questions fréquentes
Faut-il une tablette par section ?
Non, une tablette du commerce suffit pour commencer, avec un seul compte partagé : chaque employé a son PIN personnel et les enfants passent par les portes verte et rouge.
Que se passe-t-il si personne ne pointe un enfant ?
Le consolidé reprend le planning prévu. Dès qu'un pointage existe, c'est lui qui prime : le réel gagne toujours sur le prévu.
Les parents peuvent-ils pointer eux-mêmes ?
Oui : la vue « Pointage des tuteurs » transforme une tablette d'entrée en borne de badgeage, verrouillée par cadenas, où le parent confirme avec la date de naissance de son enfant.