Le problème
Le registre des présences est la colonne vertébrale d'un milieu d'accueil : c'est lui qu'on vous demande lors d'un contrôle, lui qui justifie les subsides, lui qui prouve le respect des normes d'encadrement. Tenu sur papier, il est vulnérable : feuilles égarées, oublis de signature, heures approximatives reconstituées le soir.
Et le jour où l'inspection demande l'historique d'un enfant parti l'année dernière, il faut replonger dans les classeurs.
Comment Kidola le résout
Avec le pointage quotidien dans Kidola, le registre se construit tout seul : chaque arrivée et chaque départ est horodaté, les absences sont qualifiées, et la Tour de contrôle signale les fiches incomplètes avant qu'elles ne deviennent des trous dans le registre.
À la demande, l'export Jours reconstitue l'ensemble des pointages, présences et absences de la structure sur la période voulue, et l'export Fiches et absences donne le détail enfant par enfant. Même les enfants archivés restent accessibles : votre registre a de la mémoire.
Pas à pas dans l'app
- 1
Pointez les présences au quotidien
L'équipe pointe les arrivées et départs sur la tablette (porte verte à l'arrivée, porte rouge au départ). Le consolidé retient le pointage réel plutôt que le planning.
- 2
Qualifiez les absences
Un enfant attendu qui ne vient pas se marque ABS sur sa fiche : le registre distingue présence, absence et jour non prévu.
- 3
Surveillez les fiches sans fin
Dans la Tour de contrôle, la liste « fiches sans fin » montre les pointages sans heure de départ : corrigez-les au fil de l'eau pour que chaque fiche ait une arrivée et une fin.
- 4
Éditez le registre en un export
Dans Menu, Exports, l'export Jours reprend l'ensemble des pointages, présences et absences de la période : c'est votre registre de présences prêt à présenter.
- 5
Sortez le détail par enfant si demandé
L'export Fiches et absences donne l'historique individuel d'un enfant. Pour un enfant parti, passez par Menu, Enfants, Archives et restaurez-le le temps de l'extraction.
Les pièges à éviter
- L'alerte « fiches sans pointage des tuteurs » ne vous concerne que si les parents badgent : sinon, ignorez-la, elle ne bloque rien.
- Le taux d'occupation a son export dédié : utile pour vos rapports d'activité et vos demandes de subsides.
- Croisez présence des enfants et de l'équipe avec le Planning Employés : c'est votre preuve d'encadrement heure par heure.
Questions fréquentes
Que contient exactement l'export Jours ?
L'ensemble des pointages, présences et absences de la structure sur la période choisie : c'est la réponse de Kidola à « montrez-moi vos feuilles de présence ».
Puis-je retrouver les présences d'un enfant parti ?
Oui : les enfants archivés restent accessibles. Restaurez l'enfant depuis les Archives, exportez son historique, puis réarchivez-le sans impact.
Le pointage remplace-t-il le planning ?
Les deux coexistent : le planning prévoit, le pointage constate. S'il y a eu un pointage, c'est lui qui prime dans le consolidé.